【教師のための働き方改革】効率のいい会議を行う方法

私の勤務校でも、「もう少しいい会議ができないかな・・・」という声が多く聞こえてきました。

しかし、いつまで経っても何も会議は変わらないままです。それもそのはずです。

私たち教師は、会議の方法を教わってこなかったからです。私は自身も、教師を10年以上も続けていながら正しい会議の方法を学んだことがありませんでした。

そこで、今回より良い会議を目指すために勉強したことを皆さんにシェアさせて頂きます。

ぜひ、最後までお読んで現場の働き方改革につなげてください。

会議の最終的な目的

会議の目的を考えたことはあるでしょうか。会議の最終的な目的は次の2つだと考えています。

会議で決定したことを実行する

最も大切なことは、②の会議で決まったことに対して組織として実行することです。

よく、日本とアメリカを比較してこのようなことを言われます。

もちろん、個人差もあるので一概にそうだとはいえません。

しかし、どちらが組織としてうまくいくかは一目瞭然ではないでしょうか。

大切なことは

決定したことをチーム一丸となって実行すること

です。

決定したことに従わないような会議では、何回行っても時間の無駄になるだけです。

教師集団の意識をそろえること

では、②の会議で決定したことを実行するために大切なことが、①の教師集団の意識をそろえることが必要になってくるのです。

この意識をそろえることが組織運営の中で非常に難しいところです。

そこで、どんな会議をしていけばいいのかを考えていきましょう。

いい会議を行うためのポイント

では、会議の最終的な目標をたっせいするためには、どのような会議ができればいいのでしょうか。

いい会議のポイントはこの3つです。

では、一つずつ見ていきましょう。

時間厳守

まずは、時間を守る必要があります。

教師の会議には締め切りがあります。それは、授業や行事の日は決まっているからです。

だからこそ、体育祭のことを1年かけて話し合いをするわけにはいきません。期限までに決定していく必要があります。

私たち教師には、勤務時間があります。なので、決まるまで何時間でも会議を行うというわけにはいきません。

となると、まずは決められた時間内に会議を終わらせることが大切です。

決める・まとめる

でも、「まだ議論の途中ですが、時間がきたらか終わりましょう」では、決定できないまま先送りになってしまいます。

言いたいことを好きなように発言する人が多くなると、話がそれて長い時間をかけたのに結局何も決まっていない・・・

そして、

「次回までに、考えておいてください」

これでは、会議の意味がありません。

「来週からは〇〇をすることになった」

「〇〇の問題について多くの意見が出ていたが最終的には▲▲にまとまった」

という会議を行う必要があります。

参加者の納得度が高い

会議の最終的な目的は、「会議で決まったことを全員で実行すること」です。

実行するといっても、

目的を理解して、全力で取り組む

と

形だけで、いやいや取り組む

では大きく違います。

大切なのは、決まったことには全力で取り組むことです。

では、全力で取り組む人といやいや取り組む人の違いは何かというと、

納得しているかどうか

です。

参加者の納得度が高いとその後の実行の段階で大きな成果を発揮することができます。

会議の種類

会議は、目的に応じていくつかに分けることができます。

それぞれの目的を見ていきましょう。

意思決定会議

会議の中で最も大切な種類です。

意思決定会議は、その名の通り「組織としての意思を決める会議です。

時間を決めて、決められた時間の中で決定する必要があります。

アイデア出し会議

アイデア出し会議は、問題解決の場面でよく行われます。

問題を解決するためにどうすれば良いのかを考える時に行います。

様々なアイデアを出すためにブレインストーミングの手法を使うことが多いです。

アイデアを広げていき、最終的に意見をまとめていく流れになります。

進捗状況確認会議

進捗業況確認会議は、以前に決定し実行されているプロジェクトの進捗業況を確認する会議です。

プロジェクトが上手くいっているか、問題がないかを確認します。

情報伝達会議

情報伝達会議とは、その名の通り情報を伝えるだけの会議です。

例えば、報告や連絡などが当てはまります。

基本的には、書いてあることを読めばわかるような内容になります。

学校の職員会議では、多く時間が情報伝達に使われています。プリントを順番に読み上げていくだけの会議ならば実施しない方が時間を有意義に使うことができます。

読めばわかることは、

「各自で読んでおいてください」

で十分なのです。

必要な会議を増やし、不必要な会議を減らす

この4種類の中で必要な会議は、

の2つです。

不必要な会議は、

の2つです。

不必要な会議といっても全く行わないことは難しいかもしれません。しかし、極力減らしていくことで時間を削減し、その分本当に必要な会議に時間を当てていく必要があります。

会議の流れ

会議の種類によって少し異なりますが、大まかな流れは次のようになります。

ゴールを明確にする

まず初めに行うことは、

ゴールを明確にする

ということです。

例えば、会議の初めにこのような確認します。

会議の目的をはっきりさせることで、どうなれば会議が終わるのかがはっきりし、目的に向かったて会議を進めることができるのです。

これにより、「長々と会議をしたのに結局決定しなかった・・・」という状況を回避しやすくなります。

本題に入る

ゴールが明確になったら、本題に入ります。

進め方は、会議の種類によって異なりますが、参加者の納得度を高めるためには、1人が長く話すのではなく参加者が話し、主体的に議論することが大切です。

特に、アイデア出し会議では、ブレインストーミングを行うこと効果的です。

決定する

会議を無事に終えるためには、会議のゴールを達成する必要があります。

会議のゴールを先延ばしにせずに決断することが大切です。

しかし、決定の仕方が悪いと参加者の納得度が著しく低下します。

では、会議で合意形成をするためにはどうすれば良いを解説していきましょう。

会議での合意形成の仕方

合意形成の仕方にもいくつかの種類があります。

しかし、会議をする中でこの合意形成の仕方が決まっていないケースが多くあります。

まずはスムーズに会議を進め、参加者の納得度を高めるためには合意形成の方法を事前に共有しておきましょう。

合意形成のやり方

主な会議での合意形成の仕方は次の3種類です。

それぞれの方法によって参加者の納得度と会議にかかる時間が変わります。

	参加者の納得度	会議の時間
全員一致	◎　全員が高い	× 終わらないことも
多数決	×　少数派は著しく低い	◯ 短い
代表者が決める	△　リーダーの意見や信頼度による	◯ 短い

参加者の納得度の高い決め方は、間違いなく全員一致を目指すことです。

しかし、人間には現状維持バイアスというものがあります。簡単にいうと、今の現状からの変化を嫌がってしまうということです。

なので、全員一致のみで会議をおこなうと、組織に改革を起こそうと思っても現状維持バイアスにより誰か1人でも反対派の意見があると一向に組織が変化しない状態になってしますのです。

だからと言って、多数決で決定してしまうと少数派の人たちは納得度が著しく低くなってしまいます。

この状態では、会議で決まったものの納得していないので、いざ決まったことを実際に実行に移すタイミングでのモチベーションが低く、協力をもらえない状態になってしまいます。

どの方法も完璧な方法はないのです。

おすすめはバランスのいい「全員一致」×「代表者による決定」

完璧な合意形成の方法はないのですが、最もバランスのいい方法がこれです。

「全員一致」×「代表者による決定」

この方法は、次のように行います。

この方法で参加者の納得度を高めるために最も大切なポイントは2つです。

この2つのポイントが守られている時には、この方法は非常にバランスの取れた方法になります。

全員が発言できる会議を行うためのポイント

参加者の納得度を高めるためには、最終的な結論がどうなったかよりも、自分の意見を聞いてもらうことができたかどうかの方が大切です。

1人が発言する会議よりも多くの人が発言する会議の方が参加者の満足度が高まります。

しかし、現状は立場や経験年数によって発言しにくい先生が多くいるのも事実です。

そこで、会議に望む参加者が次のような行動を取ることができれば誰でも発言しやすくなるのです。

発言しやすくするための行動

発言しやすくするには、「増やして欲しい行動」と「無くして欲しい行動」があります。

具体的にはこのような内容です。

一度、職場の会議を想像しながら読んでみてください。

このような内容を会議の前に確認しておくことで、全員の心理的安全性を高めて置くことが重要です。

まとめ

働き方改革についてのアンケートを行っています。

あなたやあなたの学校で実践している働き方改革を教えていただけませんか？

どんな些細なことでも結構です。日本全国の先生とシェアをしていき、ワクワクし続ける教師生活を目指しませんか？